Hoe maak ik een reeks facturen
We navigeren via contributie, bijdragen & abonnementen > abonnementen via het menu.
Vervolgens klikken we het gewenste abonnement en jaar open, we komen nu in het abonnement.
We gaan nu naar het tabblad 'incasso's & acceptgiro's'.
Hier kunt u onder de knop 'genereer' als eerst indien nodig een sjabloon voor de factuur of e-mail instellen, als u in het tabblad 'instellingen' in dit abonnement hiervoor al een default sjabloon heeft ingesteld verschijnt
deze in beeld, u kunt dan verder door te klikken op de knop 'genereer'.
Er opent zich een pop-up.
U loopt deze pop-up van boven naar beneden langs:
- U selecteer de maand(betalingstermijn) waarvoor u incasso's en/of facturen wilt maken
- Vervolgens vinkt u het knopje 'automatische incasso' aan als u deze wilt maken
- U kunt nu een uitvoerdatum voor de incasso's selecteren (Let op deze moet in de toekomst liggen).
- U kunt ervoor kiezen om het gemaakte incassobestand direct als ontvangst in te boeken zodat u alleen nog maar storneringen hoeft te verwerken.
- Vervolgens vinkt u het knopje 'facturen' aan als u deze wilt maken
- U kunt in dat geval een factuurdatum selecteren.
Hierna klikt u op de knop 'Genereer'.
Er opent zich nu een nieuwe pop-up om de actie te gaan verwerken via de 'planner'.
U selecteert nu één van de knoppen met 'Direct uitvoeren' als u de taak nu wilt laten uitvoeren. Wilt u de taak inplannen dan klikt u op 'Inplannen'.
Als de actie door de planner voltooid is vindt u de gemaakte bestanden terug in het abonnement onder het tabblad 'incasso's en acceptgiro's'
Het incassobestand kunt u terugvinden onder het sub tabblad 'documenten en bestanden'.
U kunt de meest recente regel hier open klikken, en vervolgens in het tabblad 'Gegeneerde bestanden' het incassobestand downloaden.
In het geval van facturen vind u via bovenstaande stappen ook het totaal pdf met alle facturen. De individuele facturen vindt u terug onder het tabblad 'facturen'.
Hier heeft u vervolgens de mogelijkheid om de gemaakte facturen per e-mail te versturen.
Dit doet u voor een selectie met de knop 'verstuur factuur per e-mail' en voor alle nog niet verstuurde facturen met de knop 'verstuur alle facturen per e-mail'.
De factuur wordt vervolgens als pdf in de bijlage van de e-mail verstuurd.
De tekst in de e-mail wordt bepaald op basis van het door u ingestelde sjabloon.